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EFAPCO

EUROPEAN FEDERATION OF THE ASSOCIATIONS OF PROFESSIONAL CONGRESS ORGANISERS

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CHAPITRE I : DENOMINATION, SIEGE, OBJET



Article 1

Il est constitué une association internationale à but non lucratif d’utilité internationale dénommée « FEDERATION EUROPEENNE DES ASSOCIATIONS D’ORGANISATEURS PROFESSIONNELS DE CONGRES, en abrégé EFAPCO » en anglais EUROPEAN FEDERATION OF THE ASSOCIATIONS OF PROFESSIONAL CONGRESS ORGANISERS, en abrégé également EFAPCO.

Cette association est régie par les dispositions du titre III de la loi belge du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations.


Article 2

Le siège social de l’association est établi à 1050 Bruxelles, rue Washington 40.

Le conseil d’administration est compétent pour établir des sièges de représentation dans d’autres pays membres de l’Union européenne.

Le siège social de l’association pourra être transféré partout dans la Région de Bruxelles-Capitale sur simple décision du Conseil d’administration à publier aux annexes du Moniteur belge.


Article 3

L’association, qui est dénuée de tout esprit de lucre, a pour objet

• garantir une prise de conscience gouvernementale et institutionnelle du système OPC européen ;
• contrôler, conseiller, proposer et faire du lobbying pour toutes les
directives de l'Union européenne concernant l’Industrie de l’Evénementiel ;
• protéger et promouvoir les intérêts de tous les membres d’EFAPCO – les OPC et les prestataires de services associés ;
• développer et maintenir des normes professionnelles à un haut niveau dans les Entreprises d’Événements afin d’assurer la prestation de manière cohérente des normes élevées de service – en offrant des possibilités d’éducation et de formation en collaboration avec d'autres institutions ;
• améliorer la communication et la mise en réseau entre tous les membres de la Fédération, en tant que plates-formes d'échange d'opportunités d'affaires, des connaissances et du personnel ;
• développer davantage des partenariats avec d'autres associations similaires et institutions œuvrant dans l’Industrie de l’Événementiel européen et mondial ;
• pour aider à établir les associations nationales d’OPC dans les pays européens où il n'en existe pas ;
• initier divers projets du sous-comité présentés par les membres du Conseil de la Fédération pour soutenir davantage les buts et objectifs de la Fédération.

En tout état de cause, l’activité de l’association est limitée aux activités internationales et n’a, en aucun cas pour objet de se substituer aux activités des différentes fédérations nationales membres.



CHAPITRE II : MEMBRES


Article 4

4.1. L’association se compose de membres fondateurs, d’un seul membre effectif par Etat membre de l’Union Européenne, membres adhérents, et de membres de soutien.


Membres à part entière:

- Les associations nationales dans les pays européens, représentant les organisateurs professionnels de congrès ;
- Les associations locales ou régionales d’OPC et la branche OPC dans une autre association professionnelle peuvent également être acceptés comme membres à part entière, s'il n'existe pas d'association nationale dans le pays ;
- Si une association nationale de ce pays devient membre de la Fédération, ce dernier perd automatiquement son statut de membre à part entière ;
- L'acceptation d'un Membre à part entière sera soumise au Comité exécutif qui a le pouvoir de déterminer les conditions d'adhésion, y compris les frais d'admission.


Membres Associés:

- les PCO’s (sociétés d’organisation de congrès) ressortissantes d’un état membre de l’Union européenne.

Il ya deux catégories de Membres Associés :

- Un Membre Associé inclus est une société OPC qui est à son tour membre d’une association à part entière d’EFAPCO.

L’adhésion d’un membre adhérent indirect est toujours conditionnée par l’accord de l’association nationale dont il dépend.

Pour être considéré comme un Membre Associé Inclus, les entreprises OPC doivent être membres d'une Association Nationale qui est, à son tour, membre à part entière d’EFAPCO et suivre à la lettre les procédures d'adhésion et payer les cotisations respectives.

- Un Membre Associé Direct est une société OPC située dans un pays européen où il n'existe pas d'association nationale.

L'acceptation d'un Membre Associé Direct sera soumise au Comité Exécutif qui a le pouvoir de déterminer les conditions d'adhésion et les cotisations.

Une société OCP qui fonctionne dans un pays où il y existe une association nationale membre à part entière d’EFAPCO doit être un membre de cette association pour pouvoir être membre d’EFAPCO.

Les cotisations sont soumises à une évaluation annuelle et approbation par l'Assemblée Générale.


Sont membres adhérents:

Les compagnies audiovisuelles, les centres de congrès, de séminaires ou d’exposition, les entreprises d’interprétariat, les hôtels bénéficiant d’infrastructures de congrès, les sociétés de transport, les entreprises de catering, et toutes autres entreprises liées au secteur de l’organisation de congrès.
Sont membres de soutien :

- les organisations gouvernementales ;
- les institutions académiques ;
- les associations internationales ;
- les organisations ou associations commerciales ;
- les médias.


Sont des observateurs:
Les membres de toutes les catégories dont les candidatures sont en cours d’évaluation.


4.2. Les membres des diverses catégories sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant par écrit leur démission au conseil d’administration. Est réputé démissionnaire le membre fondateur, effectif ou adhérent qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe dans le mois du rappel qui lui est adressé par courrier.

L'exclusion d'un membre fondateur, effectif ou adhérent peut être décidée que par l'Assemblée Générale sur proposition du Comité exécutif, qui peut également suspendre les membres coupables de graves violations des statuts et du Pays ou les lois européennes.

4.3. En tout état de cause le comité exécutif décide dans le respect des présents statuts souverainement en cas de contestation sur l’admission ou le rattachement d’un membre à l’une ou l’autre de ces categories.


Article 5

Les membres paient des frais d'admission qui seront décidés par le Comité Exécutif (Membres à part entière) et à partir de l'année civile suivant son entrée, des frais annuels. La valeur des frais est fixée par le Comité Exécutif au commencement de chaque exercice.

En cas d’exclusion ou de démission d’un membre, la cotisation versée reste intégralement la propriété de l’association. Le membre exclu ou démissionnaire ainsi que ses héritiers ou ayant droits n’ont aucun droit sur le fonds social.



CHAPITRE III – LES ORGANES DE RÉGULATION DE LA FÉDÉRATION


Article 6: Le Conseil d’Administration et l'Assemblée Générale

Les membres de la Fédération se rencontrent dans deux organes, le Conseil (Membres à part entière) et l'Assemblée générale (Membres à part entière ainsi que les Membres Associés et les Membres Affiliés) pour délibérer sur des questions qui, conformément aux présents statuts, relèvent de leur champ de compétence.


Article 7: Le Conseil d’Administration

1. Composition

Le CONSEIL D’ADMINISTRATION est composé de représentants de tous les membres à part entière, 2 par pays.

2. Portée de l'autorité

- La nomination de tous les groupes de travail
- La sélection des lieux pour des congrès et les Assemblées Générales d’EFAPCO
- La promotion d’EFAPCO dans les médias et sur son site internet
- La nomination et la révocation des membres du Comité Exécutif
- La nomination et la révocation des administrateurs
- La décision de participer à des foires, des expositions et des congrès

2.1. La Conseil d’Administration est présidée par le Président élu tous les deux ans parmi les Membres à part entière.

2.2. Calendriers des Réunions
Le Conseil se réunit statutairement deux fois par an, généralement en Mai et Novembre. Le Conseil d’Administration se réunit en outre, chaque fois qu’elle est convoquée par le Président du Conseil d’Administration ou par un tiers de ses membres.


Article 8: Assemblée Générale

1. Composition

Le Assemblée Générale est composé de tous les membres fondateurs, effectifs et adhérents.


2.Portée de l’autorité

L'Assemblée générale a autorité sur les questions qui, en vertu des présents statuts, n'appartiennent pas à d'autres organes comme la Fédération c'est le cas de

- les modifications des statuts
- l’approbation des budgets et des comptes
- la dissolution volontaire de l’association
- les exclusions des membres.


3.Procédures de travail

L'Assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d’Administration.


4.Calendrier des Réunions

L'Assemblée Générale se réunit statutairement une fois par an au début de l'exercice et à chaque fois convoqué par son président ou par un tiers de ses membres.


Article 9: Le Conseil d’Administration et l'Assemblée Générale – Conditions de fonctionnement.

Le Conseil d’Administration et la réunion de l'Assemblée Générale se réunissent dans les conditions suivantes:

1. Quorum
Si les deux tiers des membres de la Fédération (avec droit de vote) ne sont pas présents à l'Assemblée générale à la date et l'heure prévue, une autre assemblée générale est convoquée pour le même jour et au même endroit, 30 minutes après l'heure initialement prévue.
Cette Assemblée se prononcera sur l'ordre du jour à la même majorité des deux tiers des votes, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

2. Appel à la réunion
Les membres doivent être convoqués au moins 30 (trente) jours avant la date fixée pour la réunion. L'ordre du jour doit indiquer clairement le lieu, la date et l'heure de la réunion et les modes de convocation suivants sont acceptés: courrier simple ou recommandé, télécopieur ou courriel.

Les Membres de pleins droit et les Membres Associés sont libres d'ajouter des points à l'ordre du jour, pourvu qu’ils soient soumis vingt (20) jours au minimum au Conseil d'Administration ou l'Assemblée Générale.

3. Délibérations
Sauf dans les cas exceptionnels prévus par les présents statuts, les résolutions sont prises à la simple majorité des membres présents ou représentés et sont portées à la connaissance de tous les membres.
Chaque membre a droit à une voix, indépendamment du nombre de ses représentants dans leurs pays.

4. Règles Générales
Après la réunion, le Secrétaire Général rédigera les minutes avec la description détaillée des points discutés ainsi que des délibérations adoptées.

Le Président approuvera les minutes et les enverra par courriel à tous les participants.

5. Règles de l’Assemblée Générale
Lors de l'Assemblée Générale, les Membres de plein droit et les Membres Associés ont un droit de vote de plein droit.

Les Membres Affiliés et Partenaires sont des observateurs qui ne peuvent intervenir que lorsqu’ils sont autorisés à le faire par le Président de l'Assemblée Générale.

L'Assemblée Générale ne peut pas approuver les motions auxquelles la moitié du nombre des Membres de plein droit présents à l'Assemblée Générale.

6. Les membres pourront chacun se faire représenter à l’assemblée générale par un autre membre porteur d’une procuration spéciale nominative. Chaque membre ne pourra cependant être porteur de plus de deux procurations.


Article 10: Délibérations pour modifier les statuts et dissolution de la fédération
Sans préjudice des articles 50 § 3, 55 et 56 de la loi du 27 juin 1921, toute proposition ayant pour objet une modification aux statuts ou la dissolution de l’association doit émaner du conseil d’administration ou d’au moins d’un tiers des membres effectifs et fondateurs de l’association.

L’assemblée générale fixera le mode de dissolution et de liquidation d’association. Le patrimoine résultant de la liquidation de l’association sera affecté à une fin désintéressée.



CHAPITRE IV: ADMINISTRATION


Article 11

La fédération doit être administré par un Comité Exécutif de cinq membres : un président, deux vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier nommés par le Le Conseil d’Administration.
Le Président doit être élu par les membres du Conseil d’Administration pour un mandat de deux ans et a le droit de choisir les autres membres du Comité Exécutif.


Article 12

En cas de vacance d’un mandat au Comité ou au Bureau, un administrateur peut être nommé à titre provisoire par l’assemblée générale. Il achève dans ce cas, le mandat de l’administrateur qu’il remplace.

Si le Président démissionne avant le terme de son mandat, le Comité Exécutif est dissous et un nouveau Président doit être élu. Les membres sortants peuvent être réélus.

Au cas où il n'y a pas de candidat à la Présidence à la fin d'un mandat, l'un des Vice-Présidents agira à titre de Président jusqu'à ce qu'un nouveau candidat soit choisi.


Article 13

Le Comité se réunit sur convocation du président ou de deux membres du Bureau. Il ne peut statuer que si la majorité de ses membres est présente. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des votants présents ou représentés (un membre ne peut détenir plus d’une procuration), la voix du président ou celle de son remplaçant étant, en cas de partage, prépondérante.

Les membres du Bureau doivent être convoqués au moins quinze jours avant la date fixée pour une réunion. Les modes de convocation suivants sont acceptés : courrier simple ou recommandé, fax, courrier électronique.


Article 14

Le Bureau, sous le contrôle du Comité Exécutif, a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association. Il peut notamment faire et recevoir tous les paiements et en exiger les quittances, faire et recevoir tous dépôts, acquérir, échanger ou aliéner tous biens meubles ou immeubles ainsi que prendre et céder un bail même pour plus de neuf ans ; accepter et recevoir tous subsides et subventions privés officiels, accepter et recevoir tous dons et donations, consentir et conclure tous contrats d’entreprise et de vente, contracter tous emprunts avec ou sans garantie, consentir et accepter toutes subrogations et cautionnements, hypothéquer des immeubles sociaux, contracter et effectuer tous prêts et avances, renoncer aux droits contractuels ou réels ainsi qu’à toutes garanties réelles personnelles, donner mainlevée, avant ou après paiement, de toutes inscriptions privilégiées ou hypothécaires, transcriptions, saisies, ou d’autres empêchements, plaider tant en demandant qu’en défendant, devant toutes juridictions, exécuter tous jugements, transiger, compromettre.


Article 15

Le Bureau peut déléguer la gestion journalière de l’association, avec l’usage de la signature afférente à cette gestion à un administrateur-délégué, choisi parmi ses membres ou non et dont il fixera les pouvoirs et éventuellement les salaires ou appointements.


Article 16

Le Comité Exécutif nommera et révoquera lui-même ou par un mandataire, tous les agents, employés et membres du personnel de la Fédération et aussi déterminera leurs fonctions et rémunérations.


Article 17

Les Actes ou les documents qui obligent la Fédération, autres que ceux qui ont trait à la gestion quotidienne, sont signés par une délégation spéciale du Comité Exécutif qui peut être, soit le Président, le Secrétaire ou le Trésorier qui ne sont pas obligés de justifier de leurs pouvoirs à des tiers .


Article 18

Les actions en justice, au titre de demandeur ou de défendeur, seront engagées ou effectuées pour le compte de la Fédération par le Comité Exécutif.


Article 19

Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat qui est exercé à titre gratuit.



CHAPITRE V : BUDGET ET COMPTES


Article 20

L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.

Le conseil est tenu de soumettre à l’approbation de l’assemblée générale le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant.


Article 21

Comité Exécutif peut décider la constitution d’un fonds de réserve, fixer le montant et les modalités de la contribution à ce fonds due par chaque membre.



CHAPITRE VI: DISPOSITIONS GÉNÉRALES


Article 22

Excepté si la loi l’exige, l'Assemblée Générale peut désigner un auditeur aux comptes (membre ou non membre), pour vérifier les comptes de la Fédération et présenter un rapport annuel, ce qui permettra de déterminer la durée de sa période de service.


Article 23

En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.


Article 24

Tout ce qui n’est pas prévu explicitement dans les présents statuts est réglé par les dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921 régissant les associations internationales sans but lucratif.



CHAPITRE VII : REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR


Article 25

Un règlement d’ordre intérieur pourra être présenté par le conseil d’administration à l’assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par une assemblée générale statuant à la majorité simple des membres présents ou représentés.







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